21/07/09

MEMIMPIN BAWAHAN CARA SUKSES & EFEKTIF

Pengertian kepemimpinan: suatu proses untuk mempengaruhi perilaku individu atau kelompok untuk mencapai sasaran-sasaran individu dan sasaran organisasi (paul hersey & kenneth blanchard)

Ada dua tipe sifat Pemimpin yakni pemimpin yang sukses dan pemimpin yang efektif.

Pemimpin yang sukses:

A. Fokus pada hasil. Sasaran tercapai dan tugas dilakukan dengan benar. Hasil jangka pendek (task oriented)

B. Supervisi ketat

Pemimpin yang efektif:

A. Fokus pada pemeliharaan dan peningkatan hasil untuk jangka panjang

B. Mengembangkan komitmen bawahan pada sasaran dan tugas karena menyadari kepentingannya

C. Perasaan bawahan positif, saling percaya dan saling menghargai

Pengabungan kedua tipe diatas menjadikan pemimpin yang sukes dan efektif yang hasilnya adalah karyawan biasa mencapai hasil yang luar biasa, yakni dengan dilihat dari:

1. Perilaku, kinerja dan hasil positif

2. Sikap, perasaan dan komitmen positif

3. Berlangsung jangka panjang


Performance leadership merupakan salah satu pendekatan efektif dalam mengelola dan memotivasi bawahan karena kepemimpinan situasional ini mendorong kemitraan antara pemimpin dan bawahan untuk mencapai kinerja optimal. Performance leadership bukan suatu yang dilakukan pemimpin kepada bawahannya melainkan sesuatu yang dilakukan pemimpin bersama dengan bawahannya. Tujuan dari Performance leadership adalah:

  1. menciptakan komunikasi terbuka mengenai kinerja dan pengembangan bawahan
  2. meningkatkan kompentensi dan komitmen bawahan yang berkaitan dengan kinerja
  3. mengembangkan dan menghargai perbedaan dan kemandirian bawahan agar tercapai optimalisasi kinerja bawahan

Dengan Performance Leadership, pengembangan bawahan dilakukan dengan menerapkan kepemimpinan efektif secara terus menerus hingga bawahan mencapai kinerja optimal dan gaya kepemimpinan yang diterapkan berdasarkan tingkat perkembangan bawahan secara individu. Ada 4 gaya kepemimpinan dan 4 tingkat kematangan bawahan dalam Performance Leadership.

4 gaya kepemimpinan :

S1- Pengarah (directing) : pengarahan tinggi dan dukungan rendah, merumuskan sasaran, batasan waktu dan perioritas, memimpin rencana tindakan dan solusinya, mengajarkan dan instruksi serta mendemostrasikan pekerjaan yang baik, mengawasi (supervisi ketat) dan lakukan umpan balik (cek apakah mengerti atau tidak) serta menghargai semangat dan pengalihan keterampilan, sering mengecek perkembangan bawahan

S2- Pembina (coaching) : Pengarahan tinggi dan dukungan tinggi, melibatkan individu bawahan atas penjelasan sasaran dan rencana tindakan tapi keputusan akhir ada pada pemimpin, mendengarkan bawahan dan meminta masukan/ide-ide dari bawahan, memuji proses, membantu/mendorong/ supportive bawahan, ajari bawahan mengawasi keberhasilan dan kegagalan dan lakukan umpan balik, membagi contoh pengalaman orang lain.

S3- Pendukung (supporting) : pengarahan rendah dan dukungan tinggi, lebih mendengarkan, perhatian dan berfungsi sebagai penasehat mendorong bawahan menentukan penerapan sasaran, rencana tindakan dan pemecahan masalah, pemimpin bertanya bagaimana cara saya membantu dan mengajukan pertanyaan terbuka, memberi saran cara menarik dan menantang, mereflesikan keberhasilan masa lampau untuk membangun rasa percaya diri, mendorong, memuji dan menghargai kompetensi dan membagi komitmen

S4- Pendelegasi (delegating) : pengarahan rendah dan dukungan rendah, mengharapkan individu bawahan menangani dan memberi informasi pada orang lain termasuk kepada pemimpin, serta bawahan bertanggungjawab pada penetapan sasaran, rencana tindakan dan pengambilan keputusan (bawahan dibiarkan mengambil pimpinan) dan mengkonfirmasikan rencana tersebut, percaya kepada penilaian bawahan, individu bawahan terus melakukan inovasi, serta menantang bawahan mencapai kinerja yang lebih tinggi, menghargai dan memberikan imbalan pada kontribusi, memberikan peluang agar bawahan turut membagi pengetahuan dan keterampilan serta mengajar orang lain, pengecekan motivasi bawahan secara periodik

4 tingkat perkembangan bawahan:

D1- Pemula yang besemangat (enthusiastic Beginnner): cont: pegawai baru, pegawai lama tapi mutasi dibidang/divisi baru/sistem baru

D2- Pembelajar yang kecewa (disillusioned learner): cont: pegawai lama yang sudah suntuk dengan pekerjaannya yang terlalu rutin dan kuantitasnya banyak

D3- Pekerja mampu namum hati-hati (capable, but cautious, performer): cont: pegawai yang sudah ahli tapi masih belum percaya diri dalam mengambil keputusan, masih selalu meminta pertimbangan atasan dalam kebijakan

D4- Pekerja mampu dan percaya diri (self-reliant achiever), contoh: profesional tulen seperti partner bisnis

Tiga keterampilan dasar dalam menerapkan Performance leadership:

1. Diagnosa : identifikasi karakteristik dan kebutuhan pada setiap level perkembangan kemudian diagnosa kinerja kompentensi dan komitmen untuk menentukan gaya kepemimpinan yang tepat untuk pencapaian sasaran atau pelaksanaan pekerjaan tertentu (pengarahan dan dukungan)

2. Fleksibilitas : menggunakan gaya kepemimpinan bagi pengembangan dan menyesuaikan gaya kepemimpinan sesuai tingkat perkembangan, tingkat pengembangan dipengaruhi oleh 2 faktor yakni kompentensi (kemampuan atas suatu jenis pekerjaan secara spesifik sasaran dan waktunya, contoh: seorang pegawai dapat terampil/ahli/kompeten ketika bekerja mengolah data tapi disisi lain tidak terampil/tidak kompeten dalam presentasi) dan komitmen (yakni motivasi dan keyakinan diri yang dilihat dari perilaku guna pencapaian sasaran tertentu)

3. Mitra pengembangan kinerja : berkomunikasi secara terbuka mengenai kinerja dan perkembangan bawahan guna mencapai persetujuan bersama guna pencapaian sasaran/tujuan dan pembinaan agar ada kaitan antara sasaran individu dengan sasaran organisasi (coaching).

Kinerja bawahan dihasilkan dari:

Kemampuan/kompetensi dan kemauan/komitmen bawahan ditunjang oleh sistem atau lingkungan kerja (contoh: ada kompensasi dan hukuman)

Tujuan dari Performance Leadership adalah menyesuaikan gaya kepemimpinan yang tepat dengan tingkat perkembangan bawahan dalam mencapai sasaran dan tugasnya (yang melekat pada suatu jenis pekerjaan tertentu). Pemimpin memberikan pengarahan (yakni: struktur, organisasi, mengajar, mensupervisi penilaian) dan dukungan (yakni: minta imput, mendengarkan, fasilitator pemecahan masalah, menjelaskan, mengajar, mendorong) kepada bawahannya sehingga bawahan tersebut dapat mengembangkan diri secara berkesinambungan dari tingkat perkembangan D1 ke D4. Bila tingkat perkembangan bawahan berubah, maka gaya kepemimpinannya yang digunakan juga harus diubah, contoh: bawahan yang berubah berkembang dari D1 ke D2 maka gaya kepemimpinannya juga berubah dari S1 ke S2, bawahan yang berkembang dari D2 menjadi D3 maka gaya kepemimpinannya berubah dari S2 ke S3, dan jika bawahan berkembang dari D3 menjadi D4 maka gaya kepemimpinannya berubah dari S3 menjadi S4. Hal ini berarti tidak ada gaya kepemimpinan yang terbaik, karena tingkat perkembangan dapat berubah untuk setiap bawahan, sasaran jenis pekerjaan dan tugas dari masing-masing jenis pekerjaan secara spesifik.


Pertanyaan kunci untuk mendiagnosa level perkembangan:

  1. apa sasaran dan tugasnya? Contoh: sebagai marketing, sebagai pelaksana akuntansi umum, entry data transaksi, membuat laporan dengan pengelolaan database menggunakan ms excel, dll
  2. sejauh mana pengetahuan dan keterampilan bawahan berkaitan dengan sasaran tugas tersebut? Contoh: mampu entry data transaksi terkomputerisasi, tidak mengerti mengelola database menggunakan ms excel
  3. sejauh mana keterampilan individu sehingga bisa menggunakan keterampilan dalam berbagai situasi atau pekerjaan? contoh: mampu entry data transaksi umum dan persediaan, mampu menggunakan vlookup dan pivot table (fungi dari program ms excel) untuk penyediaan laporan persediaan
  4. bagaimana motivasi minat dan semangat individu?
  5. bagaimana keyakinan atau rasa percaya diri individu? Contoh: setelah diberi pengarahan langsung dapat melakukan dan benar pekerjaan yang ditunjuk, setelah diajari cara membuat suatu jenis laporan persediaan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat

Langkah untuk mengembangkan kompentensi dan komitmen:

  1. beri instruksi apa yang harus dikerjakan
  2. tunjukkan bagaimana mengerjakan dan standar kinerja yang diharapkan
  3. biarkan individu mencoba sendiri; berikan dorongan
  4. amati kinerja dari dekat, monitor perkembangan kompetensi dan komitmen
  5. puji kemajuan yang dihasilkan atau beri pengarahan kembali
  6. ubah gaya kepemimpinan bila ada perubahan kompetensi dan komitmen (fleksibilitas gaya kepemimpinan)

Siklus regresi yakni apabila individu bawahan telah menunjukan kompetensi dan komitmen dimasa lampau untuk tugas/sasaran tertentu, tetapi kinerja saat ini memburuk, langkah-langkah:

1. mulailah dengan S3: ajukan pertanyaan terbuka, dengarkan beri fasilitas untuk pemecahan masalah sendiri

2. bila komitmen jadi problem, tetapkan sasaran beri beberapa pengarahan; instruksi, tunjukkan individu mencoba, amati kinerja dari dekat, puji dan beri pengarahan kembali

3. luangkan waktu lebih banyak untuk pengamatan dan monitor kinerja, segera memberikan umpan balik atas kinerja

4. kalau perlu berikan akibat negatif bila kinerja buruk tetap berlangsung

Coaching (pertemuan tatap muka untuk S2) adalah struktur komunikasi terbuka dan monitor kinerja dan dilaksanakan secara pendek waktunya (15-30 menit), teratur jadwalnya (paling sedikit 2 minggu sekali), fokus pada apa yang akan dibicarakan individu dan jadikan sebagai acara/tugas perioritas dengan membuat jadwal yang tidak tertunda. Technic coaching (pertemuan tatap muka awal guna mencari awal inti permasalah, dilakukan berkali-kali sampai benar-benar yakin inti dari permasalahan) memiliki tahapan-tahapan pelaksanaan pertemuan sebagai berikut:

  1. encourage: mendorong agar seluruh emosi keluh kesah individu keluar dan terbuka untuk menangkap masalah sebenarnya dan cari solusi, beri kenyamanan kepada individu untuk mau mengungkapkan isi hatinya dengan pimpinan tunjukkan bahasa tubuh siap mendengarkan (misal: tubuh condong ke depan)
  2. self apprisal: buat individu sadar nilai dirinya dalam pekerjaan (pengaruh aktivitas bekerja/tingkah laku dalam bekerja yang dilakukan selama ini)
  3. question: menggali lebih dalam permasalahan yang ada dengan mengemukakan pertanyaan yang tidak bisa dipotong (open mind question) atau bukan pertanyaan yang hanya menimbulkan jawaban ya atau tidak, contoh: “kenapa….”
  4. observation: perhatikan dan kenali tindakan individu selama berdikusi baik bahasa tubuh dan pernyataan-pernyataan yang dikemukakannya
  5. reflection: konfirmasi/kemukakan kembali pernyataan-pernyataan individu yang berhubungan dengan permasalahannya sesuai versinya untuk menunjukan bahwa keluh kesahnya telah didengar dengan baik. Dengan menggunakan kalimat “jadi menurut anda…….”
  6. summarize: ingatkan hasil pertemuan tersebut dan apa yang dicapai serta disepakati dari pertemuan tersebut, kemudian janjikan pertemuan berikutnya kedepan

Structure coaching: pertemuan dengan cara terstruktur/terbentuk sesuai kemauan pemimpim (dilakukan setelah yakin permasalahan sudah diidentifikasikan dengan benar yakni setelah melakukan beberapa pertemuan awal sebelumnya dalam technic coaching), cara tahapan didalam pelaksanaan pertemuan:

1. prepare the meeting: kemukakan tujuan pertemuan dan membuka diri, kemukakan kinerja atau performa bawahan akhir-akhir ini dan sikap (attitude) karyawan berdasarkan analisa pertemuan sebelumnya dengan menggunakan kalimat seperti “anda adalah orang yang ….”, “anda dalam pekerjaan melakukan…”

2. focus in issue: fokus dalam persoalan yang telah ditentukan sebelumnya hindari topik yang melebar (arahkan kembali hanya kepada persoalan yang ada)

3. explore causes: mencari alasan penjelasan kenapa permasalahan timbul, menggunakan kalimat “dapatkah anda jelaskan kenapa….”

4. seek agreement: menyepakati hasil dari tanggapan dan jawaban individu atas inti persoalan sebenarnya

5. explore options: menggali lebih dalam alternatif atau ide-ide solusi dari karyawan bersangkutan

6. agree in a plan: buat kesepakatan atas sesuatu yang akan dilakukan berikutnya atau tindakan berikutnya untuk solusi permasalahan, dan janjikan kembali pertemuan berikutnya akan diadakan

7. review meeting: setelah pertemuan selesai dilaksanakan pimpinan sendirian melakukan analisa kembali atas hasil pertemuan seperti peninjauan ulang tugas dan sasaran yang diperlukan, ide-ide dan pemahaman yang timbul dan hasil yang dicapai/perkembangan selama telah melakukan pertemuan-pertemuan

contoh kasus untuk menilai perkembangan bawahan dan gaya kepemimpinan yang cocok untuk menghadapinya:

anda meminta seorang pegawai senior yang ahli dibidang marketing yang baru dimutasikan ke bidang keuangan yang belum pernah dikerjakan olehnya, pada pekerjaan sebelumnya ia sangat kompeten dan semangat tinggi, ia sangat ingin tahu mengenai pekerjaan barunya tapi belum tahu dari mana mesti memulainya.

Pegawai diatas adalah D1 dan gaya kepemimpinan yang cocok diterapkan kepadanya adalah S1

Anda meminta salah satu karyawan senior anda menangani laporan keuangan rutin versi ms excel, biasanya dia dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 2 hari tetapi sekarang dia membutuhkan waktu 2 minggu untuk mengerjakannya

Pegawai diatas adalah D2 dan gaya kepemimpinan yang cocok diterapkan kepadanya adalah S2